Skip to main content

Introduction of new functionalities in HRMS

Introduction of new functionalities in HRMS

HRMS-এর বিভিন্ন সাব-মডিউল সফলভাবে বাস্তবায়নের পর, অর্থ বিভাগ, পশ্চিমবঙ্গ সরকার HRA-এর অনলাইন ঘোষণা, উৎসে আয়কর কর্তনের প্রক্রিয়া এবং GPF সাবস্ক্রিপশনের পরিবর্তন, আংশিক বেতনের ড্র, এর পরিবর্তন করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে। অনুমোদনের পরে মজুরি কর্মচারীদের উপস্থিতি, অবসরপ্রাপ্ত/অবসরপ্রাপ্ত কর্মচারীদের ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পরিবর্তন এবং মৃত কর্মচারীদের জন্য নতুন সুবিধাভোগী ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট(গুলি) যোগ করা এবং HRMS-এ এইড পে বিলের অনুদানের ক্ষেত্রে অনুমোদনের বিশদ এন্ট্রি।



 এগুলি রাজ্য জুড়ে রাজ্য সরকারের বিভিন্ন অফিসে ব্যবহৃত বর্তমান ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া থেকে একটি ওয়েব-ভিত্তিক অনলাইনে স্যুইচওভারের সুবিধা দেবে।


 Government of West Bengal 

Finance Department

Audit Branch


Memo No. 3972-F(Y) Dated: 17.12.2021


Sub: Introduction of new functionalities in HRMS


After successful implementation of different sub-modules of HRMS, Finance Department, Government of West Bengal has decided to implement online Declaration of HRA, Process for change of deduction of Income Tax at Source and change of GPF Subscription, drawal of Part Salary, Modification of Attendance for Wage employees after approval, change of Bank Account of terminated/retired employees and addition of new beneficiary Bank Account(s) for deceased employees and entry of Sanction details in respect of Grant in Aid Pay Bills in HRMS.


These will facilitate switchover from present manual process used in various offices of the State Government across the state to a web-based online one.


1) Online House Rent Allowance (HRA) declaration under Para 2B of Finance Department Memo No. 6038-F Dated 22/05/1984: - In order to draw HRA, all the employees of Govt. of West Bengal will submit his or her HRA declaration (that is required to be submitted twice in a year in January & July) to the DDO from the menu <My Application><HRA Declaration>. Once the DDO accepts that HRA declaration the amount of HRA of the employees and his or her spouse will automatically be updated in the system. The HRA declaration so made will be available under menu <My request> <HRA declaration status>. However those employees who cannot make such HRA declaration online, the manual process will continue to be available, as usual.


2) Online deduction of Income Tax at source: - The employee will be able to submit Income Tax deduction request to the DDO from the menu <My Application> <Income Tax Deduction request> from their eSE Login. The employee can insert the income tax amount to be deducted along with the commencement date and end date for such deduction. But if the end date is not mentioned the same amount will continue to be deducted every month. After acceptance by the DDO the same will automatically be reflected in salary deduction component. The status of this request may be seen from the menu <My request> <Status of IT and GPF deduction>.


3) Online request for change of GPF Subscription: - The same process as mentioned in (2) above in case of deduction of Income Tax will be followed in case of online submission of request for change of GPF subscription by the employees. -

4) Generation of Part Salary Bills:-Generation of Pay Bill for a part of the month for an employee is frequently needed by the Drawing and Disbursing Officers (DDOs). As such, this facility has been made available under the menu <HRMS> <Pay Bill>+<Generation of Part Salary>. Wage bill for the wage earners may also be drawn using the same menu when such an employee is transferred from one office to another and bill is required to be drawn by the two offices for the same month. However, prior to drawal of such wage bill "Loss of Pay Calculation” for “Partial Attendance" is mandatory.


5) Wage Attendance Modification after Approval: The "Loss of Pay Calculation" functionality for Wage Attendance Modification even after approval will enable the DDO to modify or reject any such request, if approved erroneously.


6) Change of Bank Account of terminated/retired employees and addition of new beneficiary Bank Account(s) for deceased employees: - Bank account of the deceased and/or terminated employees or their nominee(s) can be changed /updated by the Drawing and Disbursing Officers (DDOs) to pay their dues to the concerned beneficiaries.


7) Entry of Sanction details in respect of Grant in Aid Pay Bills: - This functionality has also been introduced at DDO level to resolve the issue of recording the Sanction details in respect of Grant in Aid Pay Bills so that it can be reflected in TR31 and can be viewed and checked by the Treasury.


The above facilities will be available with immediate effect.

Sd/-

Joint Secretary to the

Government of West Bengal

Memo no: 3972-F(Y) Date: 17.12.2021


Copy forwarded for information and necessary action to:


1. The Principal Accountant General (A&E), West Bengal, Treasury Buildings, 2, Govt. Place (West), Kol-700001


2. The Principal Accountant General (Audit), West Bengal, Treasury Buildings, 2, Govt. Place (West), Kol-700001


3. The Chief Secretary to the Government of West Bengal


4. The Resident Commissioner, Government of West Bengal, A/2, State Emporia Building, Baba Kharak Singh Marg, New Delhi - 110001.


5. The Additional Chief Secretary/Principal Secretary/Secretary,..


Department, Government of West Bengal. 6. The Secretary, Finance(Audit) Department, Government of West Bengal. 7. The Commissioner, Division, Government


of West Bengal.


8. The Special Secretary/ Additional Secretary/ Joint Secretary/ Deputy Secretary, Finance Department, Government of West Bengal.


9. Shri Sumit Mitra, Network Administrator, Finance (Budget) Department. He is requested to upload this Order in the Finance Department's website.


10. The............. Department/ Directorate.... 

11. The Director of Treasury & Accounts, Government of West Bengal, 3rd Floor, Mitra Building, 8, Lion's Range, Kolkata-700001


12. The Director,.... 

13. The District Magistrate/ District Judge/ Superintendent of Police,.......

14. The Sub-Divisional Officer,...........


15. The Pay & Accounts Officer, Kolkata Pay & Accounts Office-1/11/11 16. The Treasury Officer,...


 17. The Group ................/..... Branch, Finance Department

Sd/-

Joint Secretary to the 

Government of West Bengal


View the source file

Labels:
Location: Kolkata, West Bengal, India

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Leave rules

 Leave Rules সাধারন নিয়মাবলী Leave rules ➡️ যে সমস্ত সরকারী কর্মচারী চাকরী থেকে dismiss বা remove করা হয়েছে , কিন্তু appeal বা revision এ পুনঃবহাল হয়েছেন তারা আগেকার চাকরীর ছুটি পাওয়ার যোগ্য। ➡️ কোনো সরকারী কর্মচারী যদি অন্য দপ্তরে আবেদন করেন (অন্য অফিস বা Department) সেই আবেদন যদি Through Proper Channel করা হয়ে থাকে তবে সেক্ষেত্রে তার পূর্ববর্তী service এর leave Count করা হবে। ➡️ ছুটি কর্মচারীর অধিকারের মধ্যে পাড়ে না। ➡️ ছুটি চলাকালীন কোনো কর্মচারীকে ছুটি থেকে Recall ও করা যেতে পারে ৷ ➡️ যে সব কর্মচারী medical Certiticate এ ছুটিতে আছেন তাকে join করার আগে Fitness Certificate দাখিল করতে হবে। ➡️ কোনো সরকারী কর্মচারী একটানা ৫ বছরের অধিক ছুটিতে থাকতে পারবে না ৷ ( R.34) ➡️ ইচ্ছাকৃত অনুপস্থিতির জন্য কর্মচারীর বিরুদ্ধে disciplinary action নেওয়া হতে পারে ৷ ➡️ বিশেষ কারণে কোনো ছুটিতে থাকা  কর্মচারীর ১৪ দিন পর্যন্ত retrospectively বর্ধিত করা হতে পারে। *A Government employee who is dismissed or removed form the public service, but is reinstated on appeal or revision is entitled ot count...
Post a Comment
Read more

Group Insurance & Saving Scheme

  GROUP INSURANCE -cum- SAVINGS SCHEME GIS Insurance ও GIS Savings হল Salary বা বেতনের Deduction Component. অন্য দুটি হল GPF ও p. Tax. এটা সমস্ত কর্মচারীদের ক্ষেত্রে বাধ্যতামূলক ৷ অস্থায়ী কর্মচারী, দৈনিক মজুরী, চুক্তিভিত্তিক ইত্যাদি কর্মচারীদের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হবে না। রোপা ২০০৯ অনুযায়ী গ্রুপ - এ কর্মীদের কাটা হয় ৮০ টাকা৷ সেক্ষেত্রে তিনি ৮০,০০০ টাকার বীমার সুবিধা পেতেন। অনুরূপভাবে গ্রুপ - বি কর্মীদের কাটা হয় ৪০ টাকা ও তিনি  ৪০,০০০ টাকার বীমার সুরক্ষা পাবেন। ৮০ টাকা ( গ্রুপ এ ) = ২৪ টাকা ( Insurance Fund ) + ৫৬ টাকা (saving Fund )  ৪০ টাকা ( গ্রুপ বি ) = ১২ টাকা ( Insurance Fund ) + ২৮ টাকা (saving Fund )  ২০ টাকা ( গ্রুপ সি ) = ৬ টাকা ( Insurance Fund ) + ১৪ টাকা (saving Fund )  ১০ টাকা ( গ্রুপ ডি ) = ৩ টাকা ( Insurance Fund ) + ৭ টাকা (saving Fund )  কর্মচারীরা এক বা  একাধিক ব্যক্তিকে নমিনি করতে পারেন ৷ চাকুরীরত অবস্থায় কোনো কর্মচারীর মৃত্যু হলে তার আইনসঙ্গত উত্তরসূরীরা GIS ও GISS টাকা পাবেন ৷ ( নমিনি না থাকল) Sanctioning Authority হল HoF | রোপা ২০...
Post a Comment
Read more

Seniority rules

Seniority Rules   Government of West Bengal  Finance Department Audit Branch No. 1882-F.    Calcutta, the 11th March, 1981. N O T I F I C A T I O N In exercise of the powers conferred by the proviso to Article 309 of the Constitution of India, the Governor is pleased to make the following rules :-- Rules 1. Short title and commencement —(1) These rules may be called the West Bengal Services (Determination of Seniority) Rules, 1981. (2)    They shall come into force on the 11th March, 1981. 2. Application—These rules shall apply to all Government servant except— (1) members of the All India Services ; (2)members of the West Bengal Higher Judicial Service ; (3)members of the West Bengal Civil Service (Judicial) ; (4) members of the West Bengal Civil Service ; (5) members of the West Bengal Police Service ;  3. Definitions —In these rules, unless the context otherwise requires— (i) “appointing authority” in relation to a post means the authority competen...
Post a Comment
Read more

Cashier and cashbook

Cashier & Cashbook  Maintenance of Cash Book  1. All monetary transactions should be entered in the cash book as soon as they occur   2. Cheque/ Draft should be considered as cash. The same should be entered in the cash book immediately after receipt of the same. Date of encashment of said cheque/ draft should be noted in the cash book. 3. Cash book should be closed and balanced each day. In no case any officer should continue transaction of his office without closing, balancing the cash book after the day's transaction. DDO should write himself the amount of closing balance in figure and word in the cash book in each day.  4. DDO should verify all entries in the cash book with original documents viz. receipt book counterfoil, bill register, cheque register, vouchers, payment receipts etc. and also totaling of cash book. DDO will initial against each entry of cash book on being satisfied about its correctness. 5. Balance of cash book should be analyzed daily...
Post a Comment
Read more

Declaration of Assets

  🏠🚲💵💼 Declaration of Asset Declaration of Asset একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় | সরকারীরা কর্মচারীরা এই বিষয় টি সম্পর্কে ভালোভাবেই পরিচিত । আমি চেষ্টা করলাম যাতে বিষয়টি  যত সহজভাবে বোঝানো সম্ভব হয়। আপনাদের ভালো লগালে পরিশ্রম সার্থক মনে করব। কোনো ভুল ত্রুটি থাকলে তা সংশোধন করার অনুরোধ জানায়। (সম্পত্তির ঘোষনা) 🔆Declaration of Asset প্রতিটি সরকারী কর্মীদের কর্মচারীদের জমা দিতে হবে, চলতি বছরে ১লা জানুয়ারীর হিসাব অনুযায়ী | 🔆গ্রুপ-ডি কর্মীদের Declaration of Asset জমা দেওয়ার প্রয়োজন নেই। 🔆যারা নতুন চাকরীতে জয়েন করেছেন তাদের জয়েনিং এর তিন মাসের মধ্যে Declaration of Asset জমা করতে হবে। এক্ষেত্রে তাদের চাকরীতে জয়েন করার পূর্ববর্তী বছরের ১লা জানুয়ারী যে পরিমান সম্পত্তি ছিল সেই হিসাব জমা দিতে হবে। 🔆Declaration of Asset এ নিজের সম্পত্তি ব্যতিত তার স্বামী/ স্ত্রী , সন্তান বা তার উপর নির্ভরশীল ব্যক্তির সম্পত্তির হিসাবও দেখাতে হবে|( সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর নামে না থাকলেও) | 🔆শেয়ার, স্টক ও অনান্য সিকিউরিটি, গহনা, মোটরগাড়ী এবং স্থাবর সম্পতির যে মূল্য দিয়ে কিনেছিলেন তার উল্লেখ করতে...
Post a Comment
Read more

Foreign Tour

FOREIGN TOUR   Government of West Bengal  Personnel & Administrative Reforms Department  Training Cell  Writers' Buildings  Kolkata-700 001 MEMORANDUM No. 42-PAR(Trg)/HR/0/3T-11/2011 Dated, Kolkata, the 2nd February, 2011. Subject: Procedure to be followed in connection with private foreign visits of employees of State Government, Semi or Quasi-Government organization including employees of Statutory bodies, Undertakings, Corporations, Companies, Cooperatives and institutions etc. The procedure for permitting Government servants to visit foreign countries in private capacity has been liberalized by Government of India and now the leaves sanctioning authority grants the permission to the official concerned for private visits abroad. In view of sharp increase in number of Government servants visiting foreign countries in private capacity, a need has been felt to liberalize the existing instructions of State Government in this regard. Accordingly, in partial mo...
Post a Comment
Read more

General Provident Fund Rules

 General Provident Fund Rules GENERAL PROVIDENT FUND General Provident Fund of the employees of the Government of West Bengal is maintained as per Provisions laid down in "The General Provident Fund (West Bengal Services) Rules". Different provisions of the said Rules are stated below: 1.Opening of the GPF A/c Each regular Govt. employee has to subscribe to the GPF compulsorily after completion of one year of service. For opening of GPF A/c. each Government employee has to apply in prescribed form. In case of Group-D employees the account is opened by head of Office immediately after completion of one year service of such employees. For Group-A, B and C employees such account is opened by Accountant General, West Bengal and the application for opening of such account has to be sent to Accountant General, West Bengal. 2.Maintenance of GPF Account: The account is maintained by Accountant General, West Bengal for Group-A, B and C employees. For Group-D employees such account is ...
4 comments
Read more