Skip to main content

Introduction of new functionalities in HRMS

Introduction of new functionalities in HRMS

HRMS-এর বিভিন্ন সাব-মডিউল সফলভাবে বাস্তবায়নের পর, অর্থ বিভাগ, পশ্চিমবঙ্গ সরকার HRA-এর অনলাইন ঘোষণা, উৎসে আয়কর কর্তনের প্রক্রিয়া এবং GPF সাবস্ক্রিপশনের পরিবর্তন, আংশিক বেতনের ড্র, এর পরিবর্তন করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে। অনুমোদনের পরে মজুরি কর্মচারীদের উপস্থিতি, অবসরপ্রাপ্ত/অবসরপ্রাপ্ত কর্মচারীদের ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পরিবর্তন এবং মৃত কর্মচারীদের জন্য নতুন সুবিধাভোগী ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট(গুলি) যোগ করা এবং HRMS-এ এইড পে বিলের অনুদানের ক্ষেত্রে অনুমোদনের বিশদ এন্ট্রি।



 এগুলি রাজ্য জুড়ে রাজ্য সরকারের বিভিন্ন অফিসে ব্যবহৃত বর্তমান ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া থেকে একটি ওয়েব-ভিত্তিক অনলাইনে স্যুইচওভারের সুবিধা দেবে।


 Government of West Bengal 

Finance Department

Audit Branch


Memo No. 3972-F(Y) Dated: 17.12.2021


Sub: Introduction of new functionalities in HRMS


After successful implementation of different sub-modules of HRMS, Finance Department, Government of West Bengal has decided to implement online Declaration of HRA, Process for change of deduction of Income Tax at Source and change of GPF Subscription, drawal of Part Salary, Modification of Attendance for Wage employees after approval, change of Bank Account of terminated/retired employees and addition of new beneficiary Bank Account(s) for deceased employees and entry of Sanction details in respect of Grant in Aid Pay Bills in HRMS.


These will facilitate switchover from present manual process used in various offices of the State Government across the state to a web-based online one.


1) Online House Rent Allowance (HRA) declaration under Para 2B of Finance Department Memo No. 6038-F Dated 22/05/1984: - In order to draw HRA, all the employees of Govt. of West Bengal will submit his or her HRA declaration (that is required to be submitted twice in a year in January & July) to the DDO from the menu <My Application><HRA Declaration>. Once the DDO accepts that HRA declaration the amount of HRA of the employees and his or her spouse will automatically be updated in the system. The HRA declaration so made will be available under menu <My request> <HRA declaration status>. However those employees who cannot make such HRA declaration online, the manual process will continue to be available, as usual.


2) Online deduction of Income Tax at source: - The employee will be able to submit Income Tax deduction request to the DDO from the menu <My Application> <Income Tax Deduction request> from their eSE Login. The employee can insert the income tax amount to be deducted along with the commencement date and end date for such deduction. But if the end date is not mentioned the same amount will continue to be deducted every month. After acceptance by the DDO the same will automatically be reflected in salary deduction component. The status of this request may be seen from the menu <My request> <Status of IT and GPF deduction>.


3) Online request for change of GPF Subscription: - The same process as mentioned in (2) above in case of deduction of Income Tax will be followed in case of online submission of request for change of GPF subscription by the employees. -

4) Generation of Part Salary Bills:-Generation of Pay Bill for a part of the month for an employee is frequently needed by the Drawing and Disbursing Officers (DDOs). As such, this facility has been made available under the menu <HRMS> <Pay Bill>+<Generation of Part Salary>. Wage bill for the wage earners may also be drawn using the same menu when such an employee is transferred from one office to another and bill is required to be drawn by the two offices for the same month. However, prior to drawal of such wage bill "Loss of Pay Calculation” for “Partial Attendance" is mandatory.


5) Wage Attendance Modification after Approval: The "Loss of Pay Calculation" functionality for Wage Attendance Modification even after approval will enable the DDO to modify or reject any such request, if approved erroneously.


6) Change of Bank Account of terminated/retired employees and addition of new beneficiary Bank Account(s) for deceased employees: - Bank account of the deceased and/or terminated employees or their nominee(s) can be changed /updated by the Drawing and Disbursing Officers (DDOs) to pay their dues to the concerned beneficiaries.


7) Entry of Sanction details in respect of Grant in Aid Pay Bills: - This functionality has also been introduced at DDO level to resolve the issue of recording the Sanction details in respect of Grant in Aid Pay Bills so that it can be reflected in TR31 and can be viewed and checked by the Treasury.


The above facilities will be available with immediate effect.

Sd/-

Joint Secretary to the

Government of West Bengal

Memo no: 3972-F(Y) Date: 17.12.2021


Copy forwarded for information and necessary action to:


1. The Principal Accountant General (A&E), West Bengal, Treasury Buildings, 2, Govt. Place (West), Kol-700001


2. The Principal Accountant General (Audit), West Bengal, Treasury Buildings, 2, Govt. Place (West), Kol-700001


3. The Chief Secretary to the Government of West Bengal


4. The Resident Commissioner, Government of West Bengal, A/2, State Emporia Building, Baba Kharak Singh Marg, New Delhi - 110001.


5. The Additional Chief Secretary/Principal Secretary/Secretary,..


Department, Government of West Bengal. 6. The Secretary, Finance(Audit) Department, Government of West Bengal. 7. The Commissioner, Division, Government


of West Bengal.


8. The Special Secretary/ Additional Secretary/ Joint Secretary/ Deputy Secretary, Finance Department, Government of West Bengal.


9. Shri Sumit Mitra, Network Administrator, Finance (Budget) Department. He is requested to upload this Order in the Finance Department's website.


10. The............. Department/ Directorate.... 

11. The Director of Treasury & Accounts, Government of West Bengal, 3rd Floor, Mitra Building, 8, Lion's Range, Kolkata-700001


12. The Director,.... 

13. The District Magistrate/ District Judge/ Superintendent of Police,.......

14. The Sub-Divisional Officer,...........


15. The Pay & Accounts Officer, Kolkata Pay & Accounts Office-1/11/11 16. The Treasury Officer,...


 17. The Group ................/..... Branch, Finance Department

Sd/-

Joint Secretary to the 

Government of West Bengal


View the source file

Labels:
Location: Kolkata, West Bengal, India

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Leave rules

 Leave Rules সাধারন নিয়মাবলী Leave rules ➡️ যে সমস্ত সরকারী কর্মচারী চাকরী থেকে dismiss বা remove করা হয়েছে , কিন্তু appeal বা revision এ পুনঃবহাল হয়েছেন তারা আগেকার চাকরীর ছুটি পাওয়ার যোগ্য। ➡️ কোনো সরকারী কর্মচারী যদি অন্য দপ্তরে আবেদন করেন (অন্য অফিস বা Department) সেই আবেদন যদি Through Proper Channel করা হয়ে থাকে তবে সেক্ষেত্রে তার পূর্ববর্তী service এর leave Count করা হবে। ➡️ ছুটি কর্মচারীর অধিকারের মধ্যে পাড়ে না। ➡️ ছুটি চলাকালীন কোনো কর্মচারীকে ছুটি থেকে Recall ও করা যেতে পারে ৷ ➡️ যে সব কর্মচারী medical Certiticate এ ছুটিতে আছেন তাকে join করার আগে Fitness Certificate দাখিল করতে হবে। ➡️ কোনো সরকারী কর্মচারী একটানা ৫ বছরের অধিক ছুটিতে থাকতে পারবে না ৷ ( R.34) ➡️ ইচ্ছাকৃত অনুপস্থিতির জন্য কর্মচারীর বিরুদ্ধে disciplinary action নেওয়া হতে পারে ৷ ➡️ বিশেষ কারণে কোনো ছুটিতে থাকা  কর্মচারীর ১৪ দিন পর্যন্ত retrospectively বর্ধিত করা হতে পারে। *A Government employee who is dismissed or removed form the public service, but is reinstated on appeal or revision is entitled ot count his form
Post a Comment
Read more

Change of Name or surname

  #sarkaribandhu Change of Name / Surname নাম ও পদবির পরিবর্তন ১.সরকারী কর্মচারীরা নাম ও পদবির পরিবর্তন করতে চাইলে নীচের দেওয়া Deed (নির্দিষ্ট ফরম্যাট দেওয়া আছে)টি পূরন করে দাখিল করতে হবে। এর সঙ্গে স্থানীয় সংবাদপত্র ও কলকাতা গেজেট নাম বা পদবী পরিবর্তন সংক্রান্ত বিজ্ঞাপন প্রকাশ করতে হবে ৷এর জন্য সমস্ত খরচ সংশ্লিষ্ট কর্মচারীকে বহন করতে হবে ৷ 💠💠💠(ফর্মটি নীচে দেওয়া আছে ) ২.কিন্তু কোন মহিলা সরকারি কর্মচারী যদি কোন পরিবর্তন করতে চান( সাধারণত বিবাহ পরবর্তীকালে )তাহলে তিনি অ্যাপয়েন্টিং অফ অথরিটি কে নিয়মমাফিক জানালেই হবে  ৷এক্ষেত্রে তার স্বামীর বিস্তারিত বিবরণ দিতেে হবে সার্ভিস বইয়ের নথিভুক্তকরণ এর জন্য ৷ এের নির্দিষ্ট কোনো ফর্ম নেই) ৩. কোন মহিলা সরকারি কর্মচারী যদি তার পূর্ববর্তী পদবীতে ফিরে যেতে চান (স্বামীর মৃত্যু / বিবাহ বিচ্ছেদ বা অন্য কারনে ) তাহলে তাকে নিয়মমাফিক অ্যাপয়েন্টিং অথরিটি কে জানাতে হবে ৷ এক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীকে তার স্থিতি অর্থাৎ বিধবা / বিবাহ বিচ্ছিন্ন এর সম্পর্কে জানাতে হবে ৷ এের নির্দিষ্ট কোনো ফর্ম নেই) নীচের দেওয়া আদেশনামা টি দেখুন - GOVERNMENT OF WEST BENGAL F
1 comment
Read more

GPF or General Provident Fund

  GPF ( General Provident Fund) 💠গ্রুপ এ,বি, সি কর্মীদের ক্ষেত্রে জিপিএফ একাউন্ট মেনটেন  করে এজি বেঙ্গল ও  গ্রুপ-ডি কর্মীদের জিপিএফ মেনটেন করা হয় হেড অফিসে বা সংশ্লিষ্ট কর্মীর সদর দপ্তরে। 👉G.P.F. A/c is maintained by A.G. W.B. for Gr. A. B and C employees. Head of office maintains the G.P.F. a/c. of Gr. D. Staff. Under G. 0. No. 12469-F Dt. 18.12.92. Gr. D contingency staff employed on whole time basis throughout the year and getting pay in regular time-scale plus allowances as admissible with incremental benefits may come under the purview of G.P.F. Rules.  👉 The existing system of maintaining G.P.F. A/C of Gr. D employees will not change merely on appointment/ admission to higher grade pay scale within the same category of Gr-D posts-until they change their status to higher posts belonging to Gr. C. categories.[ No. 11160 F dt. 29.6.88} 💠জিপিএফ সাবস্ক্রিপশন সমস্ত সমস্ত সরকারি কর্মচারী জন্য  বাধ্যতামূলক  এক বছর  চাকরি পূর্ণ হলে  জিপিএফ  সাবস্ক্রিপশন  শুরু হয়। 👉 Subscription to
1 comment
Read more

Scheme for voluntary retirement of State Government employees on completion of 20 years qualifying service

  GOVERNMENT OF WEST BENGAL FINANCE DEPARTMENT AUDIT BRANCH                    No.6620-F                                   Calcutta,the 20 th August.1981.   MEMORANDUM   Subject: Scheme for voluntary retirement of State Government employees   on completion of 20 years qualifying service .     In pursuance of the recommendation of the Pay Commission, West Bengal, the Governor has been pleased to decide that the State Government employees who have put in not less than 20 years qualifying service may, by giving notice of 3 months in writing to the appointing authority, retire from Service voluntarily. This Scheme is purely voluntary the initiative resting with the Government servant himself. The Government does not have the reciprocal right to retire, Government employees on its own under this Scheme.     2.             The benefit of retiring pension will admissible to Government employees retiring under this Scheme.     3.             A notice of less than
Post a Comment
Read more

Cashier and cashbook

Cashier & Cashbook  Maintenance of Cash Book  1. All monetary transactions should be entered in the cash book as soon as they occur   2. Cheque/ Draft should be considered as cash. The same should be entered in the cash book immediately after receipt of the same. Date of encashment of said cheque/ draft should be noted in the cash book. 3. Cash book should be closed and balanced each day. In no case any officer should continue transaction of his office without closing, balancing the cash book after the day's transaction. DDO should write himself the amount of closing balance in figure and word in the cash book in each day.  4. DDO should verify all entries in the cash book with original documents viz. receipt book counterfoil, bill register, cheque register, vouchers, payment receipts etc. and also totaling of cash book. DDO will initial against each entry of cash book on being satisfied about its correctness. 5. Balance of cash book should be analyzed daily at the bottom of th
Post a Comment
Read more