Skip to main content

Service Book




Service Book

#sarkaribandhu

A service book must be maintained for every whole time government employee other than those who are employed casually or daily wage basis in such a format provided by Auditor General.

সার্ভিস বুক হলো এমন একটি রেকর্ড যেখানে একটি সরকারি কর্মচারীর কর্মজীবনের সমস্ত কার্যকলাপ লিপিবদ্ধ থাকে ৷সার্ভিস বুক সার্ভিস বুক প্রতিটি কর্মচারী ক্ষেত্রে অবশ্যই মেন্টেন করতে হবে যদি না তিনি অস্থায়ী বা দৈনিক মজুরি ভিত্তিতে কাজ করেন ৷

A duplicate service book shall also be maintained for each Government employees from the date of his first appointment to the government service. One copy of the service book shall be kept in the custody of head office. This copy of service book shall be sent from of office to office his posting.

 সার্ভিস বইয়ের একটি কপি সংশ্লিষ্ট সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর হেড অফিসে  থাকবে ও ডুবলিকেট কপিটি কর্মচারীর কাছে থাকবে

For offices of the West Bengal civil service( executive) and the the West Bengal police service the service book will be maintained Centrally by the Home( personal and administrative reforms )   department.

Every step of Government employees service life must be recorded in his service book and all search entries must be attested by the head of his office. 

সার্ভিস বুকের সংশ্লিষ্ট কর্মচারীদের চাকরি জীবনের প্রতিটি জিনিস লিপিবদ্ধ থাকবে ও প্রতিটি লিপিবদ্ধ সংশ্লিষ্ট অফ হেড অফিস দ্বারা প্রত্যায়িত করা হবে

Service book should be verified by the head office or other offices as may be specified at a fixed time early  in the year with the following certificate and signature:

"Service verified up to( date) from( the records from which the verification is made)" 

সার্ভিস বুক বছর একটা নির্দিষ্ট সময়ে ভেরিফাইড করা হবে ওটাতে নির্দিষ্ট একটি নোট দেওয়া থাকবে

The entries in the copy of service book which will remain in personal custody of government employee will be made up to date at least once a year and also when a government employee is transferred under proper attestation by the head of the office or by any other officer authorised by the head  of office.

কর্মচারীর কাছে যে ডুব্লিকেট সার্ভিসটি থাকবে তা বছরে একবার আপটুডেট ও সংশ্লিষ্ট অফিস কর্তৃক প্রত্যয়ীতো করা হবে

No addition,alteration or overwriting in the entries made in in any copy of the service book will be accepted as authentic unless the same is attested by the competent authority. 

কোন প্রকার অতিরিক্ত সংযোজন বা ওভাররাইটিং গ্রহণযোগ্য হবে না যতক্ষণ না সেটি উপযুক্ত অথরিটি দ্বারা অ্যাটেস্টেড বা প্রত্যায়িত করা হচ্ছে

In addition to English the service book will be made in Bengali or in Nepali (for the Nepalese speaking Government employees.) 

ইংরেজি সঙ্গে অতিরিক্ত ভাষা হিসেবে বাংলা ও নেপালী ভাষায় (নেপালী ভাষা ভাষী দের ক্ষেত্রে )লিপিবদ্ধ করতে হবে।

It is duty of every head office to show the service book to Government employees under his administrative control every year and to obtain his signature they are in as such having inspected the service book. The government employees shalll inter alia  ensure before affixing their signature that their services have been duly verified and certified as such.

এটা প্রতিটি কর্মচারীর হেড অফ অফিসের দায়িত্ব সংশ্লিষ্ট কর্মচারীকে সার্ভিস বুক দেখানো ও ভেরিফারেড লেখার পরে সহি সংগ্রহ করা |

All the necessary entries of group a group b group c or group d Government employee should be made in the service book when they are transferred weather permanently or temporarily from one office to another.

কোনো গ্রুপ এ , গ্রুপ বি, গ্রুপ সি বা গ্রুপ ডি কর্মচারী বদলির ক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য লিপিবদ্ধ করতে হবে সেটি স্থায়ী বা অস্থায়ী যে ধরনেরই বদলি হোক না কেন ৷




নীচে দুটি সরকারী আদেশনামা দেওয়া হল যেখানে প্রতিটি অফিসকে সার্ভিস বইকে  এচ আর এম এসে ই-সার্ভিসবুকে এন্টি করার নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।


Government of West Bengal

Finance Department

NABANNA 12th Floor

325 Sarat Chandra Chatterjee Road, Howrah - 711102.




No: 7906-F (Y).                                    Date: 22.12.2017

To,

The Principal Secretary,

__________ Department

From,

Joint Secretary to the Government of West Bengal

Finance Department

Government of West Bengal


Sub:-Suggestions on Draft Service Book



Sir,

The State Government in Finance Department has constituted a Committee with representatives of select Departments for revising the format of Service Book for the purpose of development of e-Service Book in IFMS-HRMS. The draft format of the Service Book as proposed bythe Committee is enclosed herewith.

You are requested to kindly give your views/comments/suggestions, if any, to the Finance

Department on the draft Service Book within 15 days.

Thanking you,

                                                                  Yours faithfully,

Dated: 22/12/2017.                                 Sd/-

Enclosure: As stated.                           Joint Secretary

                                                         Finance Department






.. 

 

Government of West Bengal 

Finance Department 

Nabanna, Howrah 

MEMORANDUM 



         No. 1880-F(Y)      Dated 25th March, 2019 


Sub: Updating Physical Service Books for implementation of "Online e-Service Book" in HRMS 


Since the rollout of Human Resources Management System (HRMS), migration from the Physical Service Book to the Online e-Service Book for all State Government employees has been under active consideration of the State Government. The implementation of different Sub-Modules of HRMS has now enabled the introduction of "Online e-Service Book". 

2. Based on the transactions carried out in the other Sub-Modules of HRMS that deal with the respective Service matters, the "Online e-Service Book" of a Government employee shall be able to automatically update itself and incorporate necessary changes in the Service Records that fonn part of his/her Service Book. 

3. However, the records of Service matters till date have to be captured from the existing Physical Service Book and entered and updated through Entry of Legacy Details functionality in the "Online e-Service Book" in HRMS. For ensuring that correct and updated Legacy Details are entered in the "Online e-Service Book'', the Physical Service Book has to be correct and updated. Therefore, the following Action Points for Entry of Legacy Details in HRMS have assumed importance: 

i. Existing Physical Service Books of all the Government employees are required to be updated by the 

Custodians of Service Books as per Appendix No.7, Rule 38 of WBSR, Part-1. 

ii. The Duplicate Service Book which is usually maintained by a Government employee needs to be updated and authenticated to enable them to do legacy data entry in their Online e-Service Book. 

iii. The Entry of Legacy Details is required to be done by the employees in their Online e-Service Book through their respective 'eSE login' in HRMS based on their up-to-date Duplicate Service Book. 

iv. The data so entered by the employee shall remain in "Draft Mode". Subsequently it will be required to 

be approved by the Custodian of the Service Book in HRMS using his/her Digital Signature Certificate (DSC). 

4. Now, all Custodians of Service Books in the State Government are requested to undertake a special drive to update the Physical Service Books within 15'h April, 2019 and issue the updated Duplicate Service Book to the employees for smooth implementation of "Online e-Service Book". Further, even after uploading the Legacy Details, the Physical Service Book shall be properly preserved with the Custodian till superannuation of the concerned employee . 

5. After introduction of "Online e-Service Book" various Service related matters can be processed and approved only if the Entry of Legacy Details has been completed and approved in HRMS. 

6. The detailed Guidelines for migration from Physical Service Book to "On line e-service book" in HRMS shall be issued shortly. 



 Sd/-(H.K. Dwivedi)

Additional Chief Secretary to the 

Government of West Bengal


©️ Sarkari Bandhu






Labels:

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

General Provident Fund Rules

 General Provident Fund Rules GENERAL PROVIDENT FUND General Provident Fund of the employees of the Government of West Bengal is maintained as per Provisions laid down in "The General Provident Fund (West Bengal Services) Rules". Different provisions of the said Rules are stated below: 1.Opening of the GPF A/c Each regular Govt. employee has to subscribe to the GPF compulsorily after completion of one year of service. For opening of GPF A/c. each Government employee has to apply in prescribed form. In case of Group-D employees the account is opened by head of Office immediately after completion of one year service of such employees. For Group-A, B and C employees such account is opened by Accountant General, West Bengal and the application for opening of such account has to be sent to Accountant General, West Bengal. 2.Maintenance of GPF Account: The account is maintained by Accountant General, West Bengal for Group-A, B and C employees. For Group-D employees such account is ...
4 comments
Read more

Leave rules

 Leave Rules সাধারন নিয়মাবলী Leave rules ➡️ যে সমস্ত সরকারী কর্মচারী চাকরী থেকে dismiss বা remove করা হয়েছে , কিন্তু appeal বা revision এ পুনঃবহাল হয়েছেন তারা আগেকার চাকরীর ছুটি পাওয়ার যোগ্য। ➡️ কোনো সরকারী কর্মচারী যদি অন্য দপ্তরে আবেদন করেন (অন্য অফিস বা Department) সেই আবেদন যদি Through Proper Channel করা হয়ে থাকে তবে সেক্ষেত্রে তার পূর্ববর্তী service এর leave Count করা হবে। ➡️ ছুটি কর্মচারীর অধিকারের মধ্যে পাড়ে না। ➡️ ছুটি চলাকালীন কোনো কর্মচারীকে ছুটি থেকে Recall ও করা যেতে পারে ৷ ➡️ যে সব কর্মচারী medical Certiticate এ ছুটিতে আছেন তাকে join করার আগে Fitness Certificate দাখিল করতে হবে। ➡️ কোনো সরকারী কর্মচারী একটানা ৫ বছরের অধিক ছুটিতে থাকতে পারবে না ৷ ( R.34) ➡️ ইচ্ছাকৃত অনুপস্থিতির জন্য কর্মচারীর বিরুদ্ধে disciplinary action নেওয়া হতে পারে ৷ ➡️ বিশেষ কারণে কোনো ছুটিতে থাকা  কর্মচারীর ১৪ দিন পর্যন্ত retrospectively বর্ধিত করা হতে পারে। *A Government employee who is dismissed or removed form the public service, but is reinstated on appeal or revision is entitled ot count...
Post a Comment
Read more

Attendance at Offices for government employees

Attendance at Offices for government employees (West Bengal)   GOVERNMENT OF WEST BENGAL Finance Department Audit Branch No. : 6994-F Kolkata, the 3rd July, 1992 MEMORANDUM Orders have been issued from time to time regarding punctuality in attendance of Government employees. In Finance Department No. 6470-F dated 28/05/87 it has been clearly stated that any employee coming more than 15 minutes after the scheduled time of attendance will be marked late. It has also been stated in the said memo that an employee may be allowed to sign the attendance register and record attendance within a maximum of 1 1/2 hours of the scheduled time of attendance. Any body coming thereafter will be marked absent. 1. In terms Notification No. 6959-F, Dt. 02/07/92 all offices under the Government of West Bengal with some exceptions shall remain closed on all Saturday and the hours of work (on working days) in such offices shall be from 10 a.m. to 5.30 p.m. with an interval of 30 minutes from 1.30 p.m. t...
Post a Comment
Read more

Half pay leave and Commuted Leave

  Rule 173 (1) of West Bengal Service Rules Part 1 অর্ধবেতন ছুটি (Half-pay leave)  👉কর্মচারীর এক বছর চাকরিকাল সম্পূর্ণ হলে ২০ দিন অর্ধবেতন ছুটি তার লিভ অ্যাকাউন্টে জমা হয়। এখানে বছর বলতে বােঝায় ৩৬৫ দিন ধরুন, একজন কর্মচারী ১০ এপ্রিল চাকরিতে যােগদান করেছেন, পরের বছর ১০ই এপ্রিল তাঁর অর্ধবেতন ছুটির অ্যাকাউন্টে ২০ দিন ছুটি জমা হবে। ১.৭.২০০১ থেকে প্রতিটি কর্মচারীর হাপ পে লিভ অ্যাকাউন্টে প্রতি বছর ১ জানুয়ারি ১০ দিন অগ্রিম হাফ পে লিভ জমা হবে এবং ১ জুলাই অগ্রিম ১০ দিন হাফ পে লিভ জমা হবে। এখানে উল্লেখ্য, ১ ক্যালেন্ডার মাস সম্পূর্ণ চাকরি হলে প্রতি মাসের জন্য ৫/৩ দিন ছুটি জমা হবে। যদি কেহ ১ জানুয়ারি চাকরিতে যােগদান করেন সেক্ষেত্রে ১ জানুয়ারি তাঁর অর্ধবেতন ছুটি জমা হবে ১০ দিন; কিন্তু যদি তিনি ২ জানুয়ারি চাকরিতে যােগদান করতেন সেক্ষেত্রে অগ্রিম অর্ধবেতন ছুটি জমা হত ৮.৩৩ দিন অর্থাৎ ৮ দিন (Fraction of the day shall be rounded off in the nearest day)। (G.O. No. 3453-F dt. 28.3.2001)। 👉যেখানে অনুপস্থিতি অথবা সাসপেনশান সময়কালটি ডাইস-নন হিসাবে গণ্য হয়, সেখানে তা বছরের যে অর্ধে হবে অর্থাৎ...
Post a Comment
Read more

Calculation of Half pay leave

 West Bengal Service Rules Calculation procedure of Half-pay Leave (a) The present system of crediting half-pay leave for 20 days in respect of a Government employee for his each completed year of service is being dispensed with. From 1st July, 2001, the half-pay leave account of every Government employee shall be credited with half-pay leave in advance in two instalments of ten days each on the first day of January and July of every calendar year. (b) The leave shall be credited to the said leave account at the rate of 5/3 days for each completed calendar month of service which a Government employee is likely to render in the half-year of the calendar year in which he is appointed. (c) The credit for the half-year in which a Government employee is due to retire or resigns from the service shall be allowed at the rate of 5/3 days per completed calendar month up to the date of retirement or resignation. (d) When a Government employee is removed or dismissed from service or dies whil...
Post a Comment
Read more

Difference between GD and FIR

  GD বা General Diary এবং FIR বা First Information Report এই শব্দ গুলির সঙ্গে আমরা সকলেই কম বেশী পরিচিত ৷ এই দুটি জিনিস একনয় ৷ আসুন দেখে নেওয়া যাক GD ও FIR এর মধ্যে পার্থক্য ৷ 👉GD বা General Diary হল এমন একটি বই ( সাধারনত ১০০টি পাতা থাকে) যাতে একটি থানার প্রতিটি ঘটনার বিবরন থাকে ৷ যেমন সংশ্লিষ্ট থানার পুলিশ কর্মীদের যাওয়া আসা , চার্জগ্রহন, আসামীর অ্যারেস্ট ইত্যাদি দৈনন্দিন কাজকর্মের বিবরণ থাক GD Book এ ৷ এটি থানার কর্মীদের দ্বারা Maintain করা হয় ৷ 👉 FIR বা First Information Report হল এমন একটি লিখিত বিবরণ যা যে কোনো সূত্র থেকে পাওয়া তথ্য ৷ FIR এ অভিযোগীকারী বা তথ্য প্রদানকারী সহি বা LTI থাকবে ৷ ৷ FIR এর একটি কপি সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিকে বিনামূল্যে প্রদান করা হয়৷ অরিজন্যাল FIR টি কোর্টে পাঠানো ও একটি নির্দিষ্ট কেস শুরু হয় ৷ 👉Police Act ধারা 88 এ GD বিষয়টি উল্লেখ আছে। FIR এর বিষয়টি ফৌজদারী কার্যবিধি ( CrPC) ধারা ১৬২ তে উল্লেখ আছে ৷ 👉 GD is a record of all important events which take place in a police station. e.g arrival and departure of police staff, handing over and taking over of c...
3 comments
Read more

Scheme for voluntary retirement of State Government employees on completion of 20 years qualifying service

  GOVERNMENT OF WEST BENGAL FINANCE DEPARTMENT AUDIT BRANCH                    No.6620-F                                   Calcutta,the 20 th August.1981.   MEMORANDUM   Subject: Scheme for voluntary retirement of State Government employees   on completion of 20 years qualifying service .     In pursuance of the recommendation of the Pay Commission, West Bengal, the Governor has been pleased to decide that the State Government employees who have put in not less than 20 years qualifying service may, by giving notice of 3 months in writing to the appointing authority, retire from Service voluntarily. This Scheme is purely voluntary the initiative resting with the Government servant himself. The Government does not ha...
Post a Comment
Read more

Share of pension payable to the widow

Share of pension payable to the widow-amendment in DCRB Rule Government of West Bengal  Finance Department  Audit Branch: Pension Cell "Hemanta Bhawan" (Top Floor)  12,B.B.D. Baq(East).Calcutta-1 No.54-F(Pen)    Dated,Calcutta, the 13" January,1997. NOTIFICATION In exercise of the power conferred by the proviso to article 309 of the Constitution of India, the Governor is pleased hereby to make, with immediate effect, the following amendment in the West Bengal Services (Death-cum-Retirement Benefit) rules, 1971, as subsequently amended (hereinafter referred to as the said rules)- Amendment  In the said rules, for the Note below rule 104, substitute the following Note: "Note-(i) (a) Where the family pension is payable to more widows than one, the family pension shall be paid to the widows in equal shares. (b) On the death of a widow, her share of the family pension shall become payable to her eligible child: Provided that if the widow is not survived by any c...
Post a Comment
Read more