Skip to main content

Service Book




Service Book

#sarkaribandhu

A service book must be maintained for every whole time government employee other than those who are employed casually or daily wage basis in such a format provided by Auditor General.

সার্ভিস বুক হলো এমন একটি রেকর্ড যেখানে একটি সরকারি কর্মচারীর কর্মজীবনের সমস্ত কার্যকলাপ লিপিবদ্ধ থাকে ৷সার্ভিস বুক সার্ভিস বুক প্রতিটি কর্মচারী ক্ষেত্রে অবশ্যই মেন্টেন করতে হবে যদি না তিনি অস্থায়ী বা দৈনিক মজুরি ভিত্তিতে কাজ করেন ৷

A duplicate service book shall also be maintained for each Government employees from the date of his first appointment to the government service. One copy of the service book shall be kept in the custody of head office. This copy of service book shall be sent from of office to office his posting.

 সার্ভিস বইয়ের একটি কপি সংশ্লিষ্ট সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর হেড অফিসে  থাকবে ও ডুবলিকেট কপিটি কর্মচারীর কাছে থাকবে

For offices of the West Bengal civil service( executive) and the the West Bengal police service the service book will be maintained Centrally by the Home( personal and administrative reforms )   department.

Every step of Government employees service life must be recorded in his service book and all search entries must be attested by the head of his office. 

সার্ভিস বুকের সংশ্লিষ্ট কর্মচারীদের চাকরি জীবনের প্রতিটি জিনিস লিপিবদ্ধ থাকবে ও প্রতিটি লিপিবদ্ধ সংশ্লিষ্ট অফ হেড অফিস দ্বারা প্রত্যায়িত করা হবে

Service book should be verified by the head office or other offices as may be specified at a fixed time early  in the year with the following certificate and signature:

"Service verified up to( date) from( the records from which the verification is made)" 

সার্ভিস বুক বছর একটা নির্দিষ্ট সময়ে ভেরিফাইড করা হবে ওটাতে নির্দিষ্ট একটি নোট দেওয়া থাকবে

The entries in the copy of service book which will remain in personal custody of government employee will be made up to date at least once a year and also when a government employee is transferred under proper attestation by the head of the office or by any other officer authorised by the head  of office.

কর্মচারীর কাছে যে ডুব্লিকেট সার্ভিসটি থাকবে তা বছরে একবার আপটুডেট ও সংশ্লিষ্ট অফিস কর্তৃক প্রত্যয়ীতো করা হবে

No addition,alteration or overwriting in the entries made in in any copy of the service book will be accepted as authentic unless the same is attested by the competent authority. 

কোন প্রকার অতিরিক্ত সংযোজন বা ওভাররাইটিং গ্রহণযোগ্য হবে না যতক্ষণ না সেটি উপযুক্ত অথরিটি দ্বারা অ্যাটেস্টেড বা প্রত্যায়িত করা হচ্ছে

In addition to English the service book will be made in Bengali or in Nepali (for the Nepalese speaking Government employees.) 

ইংরেজি সঙ্গে অতিরিক্ত ভাষা হিসেবে বাংলা ও নেপালী ভাষায় (নেপালী ভাষা ভাষী দের ক্ষেত্রে )লিপিবদ্ধ করতে হবে।

It is duty of every head office to show the service book to Government employees under his administrative control every year and to obtain his signature they are in as such having inspected the service book. The government employees shalll inter alia  ensure before affixing their signature that their services have been duly verified and certified as such.

এটা প্রতিটি কর্মচারীর হেড অফ অফিসের দায়িত্ব সংশ্লিষ্ট কর্মচারীকে সার্ভিস বুক দেখানো ও ভেরিফারেড লেখার পরে সহি সংগ্রহ করা |

All the necessary entries of group a group b group c or group d Government employee should be made in the service book when they are transferred weather permanently or temporarily from one office to another.

কোনো গ্রুপ এ , গ্রুপ বি, গ্রুপ সি বা গ্রুপ ডি কর্মচারী বদলির ক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য লিপিবদ্ধ করতে হবে সেটি স্থায়ী বা অস্থায়ী যে ধরনেরই বদলি হোক না কেন ৷




নীচে দুটি সরকারী আদেশনামা দেওয়া হল যেখানে প্রতিটি অফিসকে সার্ভিস বইকে  এচ আর এম এসে ই-সার্ভিসবুকে এন্টি করার নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।


Government of West Bengal

Finance Department

NABANNA 12th Floor

325 Sarat Chandra Chatterjee Road, Howrah - 711102.




No: 7906-F (Y).                                    Date: 22.12.2017

To,

The Principal Secretary,

__________ Department

From,

Joint Secretary to the Government of West Bengal

Finance Department

Government of West Bengal


Sub:-Suggestions on Draft Service Book



Sir,

The State Government in Finance Department has constituted a Committee with representatives of select Departments for revising the format of Service Book for the purpose of development of e-Service Book in IFMS-HRMS. The draft format of the Service Book as proposed bythe Committee is enclosed herewith.

You are requested to kindly give your views/comments/suggestions, if any, to the Finance

Department on the draft Service Book within 15 days.

Thanking you,

                                                                  Yours faithfully,

Dated: 22/12/2017.                                 Sd/-

Enclosure: As stated.                           Joint Secretary

                                                         Finance Department






.. 

 

Government of West Bengal 

Finance Department 

Nabanna, Howrah 

MEMORANDUM 



         No. 1880-F(Y)      Dated 25th March, 2019 


Sub: Updating Physical Service Books for implementation of "Online e-Service Book" in HRMS 


Since the rollout of Human Resources Management System (HRMS), migration from the Physical Service Book to the Online e-Service Book for all State Government employees has been under active consideration of the State Government. The implementation of different Sub-Modules of HRMS has now enabled the introduction of "Online e-Service Book". 

2. Based on the transactions carried out in the other Sub-Modules of HRMS that deal with the respective Service matters, the "Online e-Service Book" of a Government employee shall be able to automatically update itself and incorporate necessary changes in the Service Records that fonn part of his/her Service Book. 

3. However, the records of Service matters till date have to be captured from the existing Physical Service Book and entered and updated through Entry of Legacy Details functionality in the "Online e-Service Book" in HRMS. For ensuring that correct and updated Legacy Details are entered in the "Online e-Service Book'', the Physical Service Book has to be correct and updated. Therefore, the following Action Points for Entry of Legacy Details in HRMS have assumed importance: 

i. Existing Physical Service Books of all the Government employees are required to be updated by the 

Custodians of Service Books as per Appendix No.7, Rule 38 of WBSR, Part-1. 

ii. The Duplicate Service Book which is usually maintained by a Government employee needs to be updated and authenticated to enable them to do legacy data entry in their Online e-Service Book. 

iii. The Entry of Legacy Details is required to be done by the employees in their Online e-Service Book through their respective 'eSE login' in HRMS based on their up-to-date Duplicate Service Book. 

iv. The data so entered by the employee shall remain in "Draft Mode". Subsequently it will be required to 

be approved by the Custodian of the Service Book in HRMS using his/her Digital Signature Certificate (DSC). 

4. Now, all Custodians of Service Books in the State Government are requested to undertake a special drive to update the Physical Service Books within 15'h April, 2019 and issue the updated Duplicate Service Book to the employees for smooth implementation of "Online e-Service Book". Further, even after uploading the Legacy Details, the Physical Service Book shall be properly preserved with the Custodian till superannuation of the concerned employee . 

5. After introduction of "Online e-Service Book" various Service related matters can be processed and approved only if the Entry of Legacy Details has been completed and approved in HRMS. 

6. The detailed Guidelines for migration from Physical Service Book to "On line e-service book" in HRMS shall be issued shortly. 



 Sd/-(H.K. Dwivedi)

Additional Chief Secretary to the 

Government of West Bengal


©️ Sarkari Bandhu






Labels:

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Declaration of Assets

  🏠🚲💵💼 Declaration of Asset Declaration of Asset একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় | সরকারীরা কর্মচারীরা এই বিষয় টি সম্পর্কে ভালোভাবেই পরিচিত । আমি চেষ্টা করলাম যাতে বিষয়টি  যত সহজভাবে বোঝানো সম্ভব হয়। আপনাদের ভালো লগালে পরিশ্রম সার্থক মনে করব। কোনো ভুল ত্রুটি থাকলে তা সংশোধন করার অনুরোধ জানায়। (সম্পত্তির ঘোষনা) 🔆Declaration of Asset প্রতিটি সরকারী কর্মীদের কর্মচারীদের জমা দিতে হবে, চলতি বছরে ১লা জানুয়ারীর হিসাব অনুযায়ী | 🔆গ্রুপ-ডি কর্মীদের Declaration of Asset জমা দেওয়ার প্রয়োজন নেই। 🔆যারা নতুন চাকরীতে জয়েন করেছেন তাদের জয়েনিং এর তিন মাসের মধ্যে Declaration of Asset জমা করতে হবে। এক্ষেত্রে তাদের চাকরীতে জয়েন করার পূর্ববর্তী বছরের ১লা জানুয়ারী যে পরিমান সম্পত্তি ছিল সেই হিসাব জমা দিতে হবে। 🔆Declaration of Asset এ নিজের সম্পত্তি ব্যতিত তার স্বামী/ স্ত্রী , সন্তান বা তার উপর নির্ভরশীল ব্যক্তির সম্পত্তির হিসাবও দেখাতে হবে|( সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর নামে না থাকলেও) | 🔆শেয়ার, স্টক ও অনান্য সিকিউরিটি, গহনা, মোটরগাড়ী এবং স্থাবর সম্পতির যে মূল্য দিয়ে কিনেছিলেন তার উল্লেখ করতে...
Post a Comment
Read more

Public Servant

  Public Servant  "সরকারী কর্মচারী"  বা Public Servant এর অর্থ (According to 'The Prevention of Corruption Act, 1988)  (i) সরকারী চাকরিতে বা বেতনভুক্ত যে কোনও ব্যক্তি বা সরকারী দায়িত্ব পালনের জন্য সরকার কর্তৃক পারিশ্রমিক বা কমিশনের মাধ্যমে পারিশ্রমিক প্রাপ্ত;  (ii) কোনও স্থানীয় কর্তৃপক্ষের পরিষেবা বা অর্থ প্রদানে যে কোনও ব্যক্তি; ( iii) কোনও কেন্দ্রীয়, প্রাদেশিক বা রাজ্য আইন দ্বারা বা এর অধীন প্রতিষ্ঠিত কর্পোরেশনের পরিষেবা বা বেতন, বা সংস্থা Companies Act ,১৯৫৬ এর ৬১৭ ধারাতে বর্ণিত controlled অনুচ্ছেদে বর্ণিত সরকার বা সরকারি সংস্থার মালিকানাধীন বা পরিচালিত বা পরিচালিত সংস্থা কর্তৃক বা সংস্থা   (iv) নির্বাহের জন্য আইন দ্বারা ক্ষমতাপ্রাপ্ত কোনও ব্যক্তি সহ যে কোনও বিচারক, তিনি নিজেই বা কোনও ব্যক্তির সংস্থার সদস্য হিসাবে, যে কোনও বিচারিক কাজ  (v) এই জাতীয় আদালত কর্তৃক নিযুক্ত Liquiditor, রিসিভার বা কমিশনার সহ বিচার প্রশাসনের সাথে সম্পর্কিত কোনও আদালত কর্তৃক আদালত কর্তৃক অনুমোদিত কোন ব্যক্তি;  (vi) যে কোনও সালিসকারী বা অন্য কোন ব্যক্তির নিকট য...
Post a Comment
Read more

GPF or General Provident Fund

  GPF ( General Provident Fund) 💠গ্রুপ এ,বি, সি কর্মীদের ক্ষেত্রে জিপিএফ একাউন্ট মেনটেন  করে এজি বেঙ্গল ও  গ্রুপ-ডি কর্মীদের জিপিএফ মেনটেন করা হয় হেড অফিসে বা সংশ্লিষ্ট কর্মীর সদর দপ্তরে। 👉G.P.F. A/c is maintained by A.G. W.B. for Gr. A. B and C employees. Head of office maintains the G.P.F. a/c. of Gr. D. Staff. Under G. 0. No. 12469-F Dt. 18.12.92. Gr. D contingency staff employed on whole time basis throughout the year and getting pay in regular time-scale plus allowances as admissible with incremental benefits may come under the purview of G.P.F. Rules.  👉 The existing system of maintaining G.P.F. A/C of Gr. D employees will not change merely on appointment/ admission to higher grade pay scale within the same category of Gr-D posts-until they change their status to higher posts belonging to Gr. C. categories.[ No. 11160 F dt. 29.6.88} 💠জিপিএফ সাবস্ক্রিপশন সমস্ত সমস্ত সরকারি কর্মচারী জন্য  বাধ্যতামূলক  এক বছর  চাকরি পূর্ণ হলে  জিপিএফ ...
1 comment
Read more

Half pay leave and Commuted Leave

  Rule 173 (1) of West Bengal Service Rules Part 1 অর্ধবেতন ছুটি (Half-pay leave)  👉কর্মচারীর এক বছর চাকরিকাল সম্পূর্ণ হলে ২০ দিন অর্ধবেতন ছুটি তার লিভ অ্যাকাউন্টে জমা হয়। এখানে বছর বলতে বােঝায় ৩৬৫ দিন ধরুন, একজন কর্মচারী ১০ এপ্রিল চাকরিতে যােগদান করেছেন, পরের বছর ১০ই এপ্রিল তাঁর অর্ধবেতন ছুটির অ্যাকাউন্টে ২০ দিন ছুটি জমা হবে। ১.৭.২০০১ থেকে প্রতিটি কর্মচারীর হাপ পে লিভ অ্যাকাউন্টে প্রতি বছর ১ জানুয়ারি ১০ দিন অগ্রিম হাফ পে লিভ জমা হবে এবং ১ জুলাই অগ্রিম ১০ দিন হাফ পে লিভ জমা হবে। এখানে উল্লেখ্য, ১ ক্যালেন্ডার মাস সম্পূর্ণ চাকরি হলে প্রতি মাসের জন্য ৫/৩ দিন ছুটি জমা হবে। যদি কেহ ১ জানুয়ারি চাকরিতে যােগদান করেন সেক্ষেত্রে ১ জানুয়ারি তাঁর অর্ধবেতন ছুটি জমা হবে ১০ দিন; কিন্তু যদি তিনি ২ জানুয়ারি চাকরিতে যােগদান করতেন সেক্ষেত্রে অগ্রিম অর্ধবেতন ছুটি জমা হত ৮.৩৩ দিন অর্থাৎ ৮ দিন (Fraction of the day shall be rounded off in the nearest day)। (G.O. No. 3453-F dt. 28.3.2001)। 👉যেখানে অনুপস্থিতি অথবা সাসপেনশান সময়কালটি ডাইস-নন হিসাবে গণ্য হয়, সেখানে তা বছরের যে অর্ধে হবে অর্থাৎ...
Post a Comment
Read more

Seniority rules

Seniority Rules   Government of West Bengal  Finance Department Audit Branch No. 1882-F.    Calcutta, the 11th March, 1981. N O T I F I C A T I O N In exercise of the powers conferred by the proviso to Article 309 of the Constitution of India, the Governor is pleased to make the following rules :-- Rules 1. Short title and commencement —(1) These rules may be called the West Bengal Services (Determination of Seniority) Rules, 1981. (2)    They shall come into force on the 11th March, 1981. 2. Application—These rules shall apply to all Government servant except— (1) members of the All India Services ; (2)members of the West Bengal Higher Judicial Service ; (3)members of the West Bengal Civil Service (Judicial) ; (4) members of the West Bengal Civil Service ; (5) members of the West Bengal Police Service ;  3. Definitions —In these rules, unless the context otherwise requires— (i) “appointing authority” in relation to a post means the authority competen...
Post a Comment
Read more

No. 6112 F (P2) dated 09.11.2023 List of holidays 2024

  No. 6112 F (P2) dated 09.11.2023  List of Public holidays 2024 In exercise of the power conferred by the explanation to Section 25 of the Negotiable Instrument Act, 1881 (XXVI of 1881), read with Government of India, Ministry of Home Affairs, Notification No. 20/25/56-pub(l) dated the 8" June, 1957, the Governor is pleased to declare the days as specified at List I below to be Public Holidays during the year 2024. 2. The Governor is also pleased to notify that the offices under the Government of West Bengal with the exception of the offices of the Registrar of Assurances, Kolkata and Collector of the Stamp Revenue, Kolkata shall be closed on the days as specified at List II below which are not declared to be public holidays, during the year 2024. 3. Further, the Governor is pleased to declare that the days as specified at List Ill may be observed as Sectional Holidays in the year 2024 for the employees of different communities mentioned against the day.
Post a Comment
Read more